Renégocier le contrat d’un grand projet d’infrastructure

Dans le cadre d’un grand projet de construction d’une centrale de production d’énergie, notre client a signé un contrat pour la fabrication d’une gamme de composants. Le donneur d’ordre de notre client a la responsabilité, en tant que « concepteur », de fournir des plans bon-pour-exécution et les pièces à intégrer pendant la fabrication avec une qualité adéquate.

Pendant le déroulement des travaux, notre client a constaté des non-conformités par rapport au contrat :

• Les plans fournis présentent des erreurs, ce qui empêche la fabrication et/ou l’assemblage
• Les pièces fournies n’ont pas une qualité et/ou sont dans un état (ex : emballage) non conforme
• Le donneur d’ordre demande des modifications et/ou ajout de pièces pendant la fabrication

Le non-respect des engagements contractuels par le donneur d’ordre a engendré un surcoût d’environ 2M€ pour notre client, soit 50% du prix de vente du projet et un retard de plusieurs mois.

Pour répondre à ces différents enjeux, notre équipe a déployé une méthodologie en 3 phases :

Identifier les sujets en surcoût

• Exemple : le montage des renforts pour stabiliser la structure a nécessité plus de mains d’œuvre et de matériels que prévu initialement Approche : entretiens avec les responsables des services, séances de brainstorming, recherche documentaire
• Approche : entretiens avec les responsables des services, séances de brainstorming, recherche documentaire

Prouver que le non-respect du contrat par le donneur d’ordre a entrainé ces surcoûts

• Exemple : le plan des renforts a été modifié par le donneur d’ordre après que notre client ait notifié que la structure n’aurait pas été stable si fabriqué comme plan « bon-pour-exécution »
• Approche : analyse des échanges (mails, CR des réunions, etc.), suivi des modifications des plans, étude des dérogations au contrat

Chiffrer l’impact économique :  heures supplémentaires, achats et perte d’efficience

• Exemple : suite aux modifications du donneur d’ordre, l’assemblage des renforts a nécessité 100h de fabrication supplémentaires + 20h de bureau d'études + 40k€ de matériel + le blocage de l’équipe fabrication pendant 3 jours pour attendre la livraison des pièces
• Approche : analyse de la comptabilité, analyse des processus de fabrication, estimation de la charge de travail supplémentaire et de l’inefficience des équipes

Notre équipe a obtenu les résultats suivants :

1. 2 M€ réclamés au donneur d’ordre, répartis sur 16 sujets
2. Rédaction d’un document partagé avec l’équipe projet, le service juridique et le management (~700 pages)
3. Démonstration que les pertes économiques du donneur d’ordre auraient été plus élevées si notre client n’avait pas accompli le travail supplémentaire réclamé
4. Construction d’un argumentaire détaillé pour notre client à utiliser pendant la négociation