Analyse des données et principe de transparence des dépenses

La gestion des données et leur exhaustivité revêt une importance croissante dans tous les secteurs d'activité. Dans les achats, un ensemble de données précises permet aux responsables d'avoir une vision détaillée de ce qu'ils acquièrent, auprès de qui, en quelles quantités, à quelle fréquence et à quel niveau de prix sur l'ensemble de la société. Aucune information n’est occultée, c’est ce que l’on appelle la transparence des dépenses.

Ainsi, une analyse approfondie des données achats historiques, couplée à un suivi en temps réel et des analyses prédictives constituent une base solide pour les initiatives de réduction des coûts, le suivi et les négociations avec les fournisseurs, l'atténuation des risques, la gestion de la performance, la conformité et de nombreuses autres initiatives d'optimisation.

Pour de nombreux services Achats, le principal enjeu consiste à analyser en permanence une quantité toujours plus grande de données à l'aide d'une solution viable à long terme et modulaire.

Peu importe le secteur, l'insuffisance et la mauvaise qualité des données sont courantes dans les entreprises.

Le manque de visibilité des données s’explique par la présence de structures organisationnelles historiques qui ne sont plus adaptées ainsi que par le manque de méthodes cohérentes. Des portefeuilles mal classifiés contenant des éléments redondants ou incluant des achats incontrôlés sont autant de facteurs supplémentaires qui conduisent à un manque de transparence dans les données. Les données et leur structure évoluant à travers le temps, une mauvaise organisation de ces dernières rend difficile la segmentation et le suivi des dépenses. Ainsi, l'incapacité à recueillir les données liées aux achats et à anticiper les besoins posent d'importants défis pour toutes les entreprises.

C’est pourquoi, un approvisionnement de haute qualité s'appuie sur les données pour accroître la visibilité, optimiser les effets de levier, prendre les meilleures décisions achat et s'aligner avec les intervenants internes sur les principales stratégies d'approvisionnement.

Un exemple pratique d'une mauvaise gestion historique des données menant à l'absence de transparence des dépenses est celui d'une entreprise comptant plus de vingt services achats sur un même continent.

Bien que toutes les unités appartiennent à la même entreprise, chacune d'entre elles possède sa propre équipe achat, ce qui entraîne un nombre considérable d'unité de gestion des stocks redondantes dans le système de données de l'entreprise et une gestion globale déficiente des fournisseurs.

En premier lieu, une organisation Achats décentralisée empêche les économies d’échelle, ce qui se traduit par des moins-values substantielles pour l'entreprise. Deuxièmement, cette structure empêche le service Achats d'assurer une gestion efficace des fournisseurs car l'entreprise n'est alors pas perçue comme un client à l'échelle nationale/continentale. Travailler avec le même fournisseur sur une base locale ou régionale via plusieurs unités ne permet pas d'obtenir des économies d'échelle, accessibles seulement en travaillant avec celui-ci à un niveau national ou continental.

Notre expérience démontre que le regroupement du processus Achats au sein d'une même entité centrale favorise la transparence des données, des dépenses et du portefeuille fournisseurs. De plus, cela permet à l'équipe Achats d'accéder aux fournisseurs à l'échelle nationale plutôt que d'opérer localement à des prix moins compétitifs.

Une autre composante essentielle d’un approvisionnement axé sur la performance est une base de référence rigoureuse des dépenses.

Sur la base de données tangibles sur les dépenses et les fournisseurs, l'équipe Achats doit conserver le contrôle de la situation lors de l'établissement de son référentiel de dépenses. Trop souvent, nous constatons une gestion insuffisante des données, éparpillées dans plusieurs services, sans structure claire concernant leur traitement. Cela limite la transmission des informations provenant des fournisseurs, des compte-rendus de réunions et d’appels, des contrats, des escomptes accordés sous conditions et des nombreux autres fichiers et ensembles de données importants.

Ce cadre de données fragmenté conduit très souvent à un manque important de transparence en matière de dépenses. La raison est assez simple : s'il n'y a pas de visibilité sur tous les contrats en place, accords de rabais et données achats, il est impossible d'établir une base de dépenses compréhensible et transparente. La dépendance à l'égard des données des fournisseurs, sans pouvoir en vérifier l'exactitude, se révèle trop importante. De ce fait, la réputation d'une entreprise sur le marché s'en trouve affectée, ce qui est un effet secondaire néfaste. Personne ne souhaite être perçu comme le client " brouillon ", incapable de rassembler des données pertinentes sans ses fournisseurs.

Par conséquent, l'un de nos premiers objectifs au cours de chaque projet Achats que nos clients nous confient est de déployer notre processus structuré d'analyse des données :

  • Comparaison des données d'approvisionnement et des données financières (ex : SAP MM, données SAP FI, y compris les commandes, les contrats, etc.)
  •  Consolider, valider/vérifier, nettoyer
  • Catégoriser et analyser
  • Construire le référentiel Achats par catégorie
  • Présentation, reporting
  • Élaborer une stratégie de données durables fondée sur des outils

Ainsi, nos clients obtiendront une transparence totale de leurs dépenses : qu’est ce qui est acheté auprès de qui et à quel prix. À partir de là, nous les aiderons à tirer parti des initiatives d'optimisation afin de faire des Achats un moteur de valeur pour l'ensemble de l'organisation.

Des résultats tangibles à chaque mission
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