Achats indirects

Les achats indirects représentent une occasion trop souvent ignorée par les entreprises de réduire leurs dépenses et améliorer leur marge. Par expérience, nos clients se concentrent naturellement sur leur portefeuille d'achats directs, négligeant les biens et services non destinés à la revente qui offrent pourtant des pourcentages d’économie bien plus élevés, souvent à deux chiffres. A ce titre, les achats indirects sont un important moteur de réduction des coûts et méritent plus d’attention de la part des différentes directions.

Cependant, pour attendre l’excellence, certains défis épineux doivent encore être relevés.

En premier lieu, les achats indirects attirent peu, voire pas du tout. Commodités, fournitures de cafétéria, de bureau… Soyons réaliste, l’attrait pour des postes de responsable de l'approvisionnement et de la gestion de ces produits/services est limité. C'est l'une des raisons principales pour lesquelles nos clients ont bien souvent du mal à attirer les meilleurs talents pour des postes de direction dans ce domaine des achats indirects.

Le deuxième défi auquel les achats indirects sont confrontés est un très faible niveau de transparence dans les dépenses de ce type.

Cela s'explique par la décentralisation des centres d’achat, notamment pour les entreprises gérant des sites de production, bureaux et autres entités à travers un pays, un continent ou au niveau mondial. De telles structures rendent difficile la collecte, l'évaluation et l'analyse centralisée des données de dépenses par emplacement et par catégorie.

Un de nos clients avec de nombreuses entités dispersées sur le continent a été confronté à cette situation dans presque toutes ses catégories indirectes. La première étape de notre démarche a consisté à recueillir toutes les données d’achats issues de chaque unité, ce qui s'est avéré être un défi de taille. En effet, les catégories de dépenses étaient gérées localement par chaque entité et de manière indépendante. Comme dans beaucoup d'autres entreprises, il n'y avait pas de service d'approvisionnement centralisé, ni d'équipe de gestion des catégories à l'échelle globale.

Une politique d’opacité parfois défendable (Pourquoi l’unité A aurait-elle besoin de connaître les dépenses de commodités de l’unité B ?) masque cependant des opportunités d’économies à grande échelle, du fait de volumes d’achats faibles (car analysés localement) et du confinement des bonnes pratiques dans les divisions locales.

Le problème d'un contrôle décentralisé des dépenses ne se limite pas aux aspects géographiques. Les entreprises ont du mal à contrôler leurs dépenses indirectes parce que la responsabilité des catégories est largement diluée dans l'organisation : le département IT contrôle la majorité des dépenses informatiques, le département marketing prend les décisions de sourcing sur les dépenses publicitaires. Les professionnels de l'approvisionnement n'y participent pas, écartés bien souvent par les « spécialistes » de chaque division.

Centraliser l’expertise de chaque unité permet à l'équipe Achats de renforcer la coordination avec les différents acteurs de l'entreprise. Cela inclut des analyses approfondies de rationalisation du portefeuille, même pour des portefeuilles dont les spécifications sont très insuffisantes - une situation très courante pour les achats Indirects. De plus, la fine connaissance de la demande et des enjeux spécifiques de chaque division, lorsque partagée avec une équipe centrale dédiée, permet d’améliorer fortement la communication entre fonctions centrales et entités locales.

L’un de nos principaux challenges chez nos clients est de briser les entraves à la coopération et le cloisonnement historique des connaissances. Pour optimiser les achats indirects, une étroite collaboration avec les équipes opérationnelles est requise pour sensibiliser l'équipe des achats aux besoins spécifiques de chaque service.

Ce n'est que lorsque les connaissances des experts sont intégrées au département Achats que l'approvisionnement (indirect) peut être centralisé, que l’effet d'échelle peut être appliqué et que, par conséquent, des réductions de coûts peuvent être réalisées.

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